CONDITIONS GÉNÉRALES DE LOCATION DE SALLE et EXTERIEURS
1. MODALITES DE RESERVATION
Toute réservation doit faire l’objet d’une confirmation écrite pour les locations Celle-ci devra au minimum contenir les informations suivantes : – les coordonnées complètes de l’organisateur – la ou les date (s) de location ainsi que les horaires – le nombre de participants
1.1Modification des dates et dédits
Toute demande par le locataire, de modification de la prestation ou des dates de réservation doit faire l’objet d’un avenant écrit, après accord Villa Maya Provence. Aucune modification par le client, ne sera acceptée moins de 21 jours avant le début de la prestation, sauf accord de Villa Maya Provence. En cas d’annulation par le client, entre 14 jours et 21 jours avant le début de la prestation, 50 % du montant de la location sera dû à Villa Maya Provence au titre d’indemnité d’annulation. En cas d’annulation par le locataire, moins de 14 jours avant la prestation, la totalité de la prestation sera due Villa Maya Provence.
2. CONDITIONS D’UTILISATION DES SALLES DE Villa Maya Provence
2.1. Objet et durée de la location : les salles de Villa Maya Provence sont proposées à la location pour des événements à caractère privé ou professionnel. La location s’effectue par périodes fixées dans le contrat de location.
Pour les Mariages, la location de Villa Maya Provence implique la garantie d’exclusivité du site sur la période définie dans le contrat de location. La date et l’heure de mise à disposition du site pourront être avancées sous réserve de la disponibilité des salles.
Le client s’engage à respecter les horaires de mise à disposition des salles mentionnés sur le contrat de location. Tout dépassement horaire lui sera facturé sur la base d’une majoration forfaitaire de 125€ht / heure.
2.2. Location et Mise à disposition : La location comprend la mise à disposition des espaces et équipements suivants, sauf cas particuliers mentionnés dans le contrat de location :
- une partie ou la totalité du bâtiment conformément au contrat de location, pouvant également mentionner des prestations personnalisées.
- des espaces extérieurs clôturés : espaces boisés et parc central, parking privé.
- l’espace de remise en température (incluant la chambre froide) dont l’exploitation est réservée aux traiteurs missionnés dans le cadre de la manifestation du Client.
D’autres équipements peuvent être mis à disposition ou proposés à la location selon les offres et prestations retenues par le Client, et mentionnées dans le contrat de location :
- du matériel audio et vidéo en place selon les équipements des espaces.
- du mobilier intérieur et extérieur, détaillé dans le contrat de location.
2.3 Installation et Mise en place
Pour les Particuliers :
L’installation et la mise en place du mobilier, la décoration des espaces et le choix des prestataires restent à la charge du Client. Toute intervention de décoration devra être effectuée par le Client ou son prestataire selon les règles imposées par Villa Maya Provence. Le Client s’interdit toute dégradation des lieux dans le cadre de la décoration de la salle. Si des dégradations étaient constatées à l’issue de l’événement, tout ou une partie de la caution pourra être encaissée.
Le Client s’engage à notifier le nom de ses prestataires et le détail des animations organisées à Villa Maya Provence Toute utilisation spécifique du domaine fera l’objet d’une étude particulière avec la Direction qui se réserve le droit de refus, notamment pour des raisons de sécurité.
Pour les Professionnels :
L’installation et la mise en place du mobilier est incluse dans les prestations de Villa Maya Provence qui prend en charge les mises en place de son propre mobilier dans les espaces loués par le Client. La décoration des espaces reste à la charge du Client ou de ses prestataires qui s’engagent à respecter les consignes imposées par la Villa Maya Provence. Toute utilisation spécifique du domaine fera l’objet d’une étude particulière avec la Direction qui se réserve le droit de refus, notamment pour des raisons de sécurité.
2.4 Sécurité des installations
Les tissus utilisés par le Client ou ses prestataires pour la décoration de la salle doivent être ignifugés et respecter les normes de sécurité en vigueur selon leurs utilisations et installations.
Toute installation en hauteur devra être effectuée par un professionnel disposant du CACES dont le permis b devra être présenté à la Direction du Villa Maya Provence pour autorisation.
Toute installation technique et scénique devra être effectuée par un professionnel qui aura eu au préalable l’autorisation de Villa Maya Provence pour intervenir.
2.5 Obligations du Client durant l’événement
Présence du Client
Pendant la location et tant que les salles louées restent ouvertes, le Client s’engage à rester présent dans les salles ou à proximité. Il s’interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions applicables concernant l’hygiène et la sécurité. En particulier, il fait respecter l’interdiction de fumer dans les lieux et il préserve les possibilités d’accès et de circulation à l’intérieur et auprès de la salle et de ses issues de secours. Il prend toutes les mesures de surveillance et de protection nécessaires à la sécurité des personnes et des biens, y compris de la ou des salles louées.
Nombre de Participants
Les salles sont louées pour un nombre de personnes fixé à l’avance et stipulé dans le contrat de location. Le Client s’engage à ne pas dépasser la capacité d’accueil de chaque salle. Les utilisateurs des salles louées ne doivent en aucun cas accéder aux autres salles et espaces qui ne font pas l’objet du contrat de location.
Le respect de ces limites est impératif.
Espace Enfants
L’espace Enfants ne pourra être occupé s’il n’est pas sous surveillance obligatoire et permanente d’un ou plusieurs adultes désignés et nommés dans la fiche de coordination transmise en amont de l’événement. Le Client est seul responsable de cet espace, Villa Maya Provence se décharge de tout incident pouvant survenir suite à la négligence des personnes désignées responsables de la surveillance des enfants. En cas de manquement à cet impératif, Villa Maya Provence se verra dans l’obligation de fermer l’Espace Enfants. D’une manière générale, les enfants devront obligatoirement être sous la surveillance d’adultes dans l’enceinte de Villa Maya Provence.
Respect du voisinage et Diffusion de musique amplifiée
Villa Maya Provence se trouve dans un environnement proche de résidences habitées. Le Client s’engage à préserver le caractère paisible des lieux et à ne rien faire qui puisse nuire à l’ordre public ou à la tranquillité du voisinage, que ce soit de son fait ou de celui des personnes accédant aux salles louées pendant la location.
Toute activité sonore à l’extérieur doit être contenue durant la journée et ne peut se faire qu’à l’intérieur (portes et fenêtres fermées) après 01h, dans la limite du volume sonore autorisé, soit 95db sur l’ensemble du site.
Exposition, Droit d’Auteur et Reportage Photographique
Conformément aux lois des 11 mars 1957 et 3 Juillet 1985, les redevances sur la propriété littéraire et artistique, demeurent à la charge du preneur de la salle, c’est à dire le Client. La déclaration correspondante, doit ainsi être effectuée par le Client auprès de la SACEM. Toutes déclarations et paiements de droits concernant la diffusion d’œuvres musicales et plus généralement de toute animation au sein des locaux (orchestre, spectacles, reportages photo, etc...) sont de la seule responsabilité du Client. Il se doit d’obtenir les autorisations qui s’avèreraient nécessaires suivant ses besoins.
2.6. Animations :
Le Client s’engage à communiquer par écrit le détail des animations qu’il souhaite organiser sur le domaine et qui restent soumises à l’accord de Villa Maya Provence et aux conditions d’exploitation du domaine. Le responsable de l’animation devra impérativement prendre contact avec Villa Maya Provence pour organiser son installation. Toute demande d’installation de tente ou structure au sein du parc sera préalablement étudiée par Villa Maya Provence et de Villa Maya Provence soumise à validation.
2.7. Interdictions : Sont interdites au sein du Villa Maya Provence:
- L’utilisation de confettis ou équivalence, que ce soit en intérieur ou en extérieur.
- L’utilisation de bougies, pétards, fusées, feux d’artifices ou de toute activité de pyrotechnie.
- La distribution de Flyers sur les Parkings.
En cas de non-respect à ces règles, le Client assumera les frais de nettoyage supplémentaires facturés selon le montant des frais engagés pour la remise en état du site.
2.8. Rangement et Propreté :
Les salles et les espaces communs sont loués dans un bon état de propreté.
A l’issue de la location, les tables et chaises devront être rangées par le Client ou son prestataire, sauf conditions spéciales accordées par Villa Maya Provence et mentionnées dans le contrat de location. Le Client s’engage à retirer les éléments de décoration qu’il aura mis en place et effectuer le ramassage des verres, bouteilles, serviettes ou autres éléments de décoration pouvant gêner la prestation de ménage. Le Client est également responsable du rangement du lieu mis à disposition des prestataires qu’il aura missionnés pour sa manifestation.
Le nettoyage de la cuisine et du matériel qui s’y trouve sera à la charge du traiteur. Un dispositif de tri des déchets (carton, verre, DIB) est mis en place sur les extérieurs des offices que le Client et son traiteur s’engagent à respecter.
En cas de non-respect à ces règles, le Client assumera les frais de nettoyage supplémentaires facturés à hauteur du temps passé par Villa Maya Provence, déduits de la caution.
2.9. État des lieux :
Un état des lieux sera effectué avant et après la location en présence du Client et d’un responsable de Villa Maya Provence. Si l’état des lieux de sortie révèle des dégradations ou pertes de matériel, les frais de remise en état de la salle ainsi que ceux du renouvellement du mobilier lié à la casse, vol ou perte seront facturés au client et déduits de la caution. Le Client est tenu pour responsable du remboursement des frais de remise en état des lieux loués même si le montant de ces frais est supérieur au dépôt de garantie.
Toute observation fera l’objet d’une note écrite accompagnée d’un devis, adressée par Villa Maya Provence au Client dans le mois suivant l’événement.
2.10 Livraisons et Reprises
Villa Maya Provence doit être informé au préalable des livraisons à réceptionner sur le domaine pour le compte du Client. Le Client s’engage à notifier sa demande par écrit mail ou courrier dans lequel doit être précisé le nom et la date de l’événement, le contenu des colis livrés et la date de livraison souhaitée. Le client ne peut engager la livraison de sa marchandise qu’après accord de Villa Maya Provence qui donnera ses instructions de livraison : date de livraison possible, zone de livraison à respecter, indication des références de l’événement sur le bon de livraison.
Les reprises de marchandises doivent être effectuées dans les 24h après l’événement.
Villa Maya Provence décline toute responsabilité en cas de dégradation, perte ou vol de marchandises pendant la durée de stockage.
3. CONDITIONS FINANCIÈRES
3.1. Le prix de la prestation figure dans le contrat de location, toutes taxes comprises. Il comprend notamment :
▪ la mise à disposition de la Salle pendant la location,
▪ le cas échéant, la mise à disposition du matériel situé à l'intérieur de la Salle,
▪ la mise à disposition du parking extérieur.
▪ les charges d'eau, d'électricité et de chauffage.
Le prix est ferme et définitif. Les produits et prestations sont fournis aux prix en vigueur au moment de la confirmation de réservation. Le prix ne comprend pas tout service supplémentaire rendu par Villa Maya Provence en accord avec le client, qui seront facturables en sus.
3.2 Descriptif
Le descriptif reprend les prestations prévues lors de la réservation de la salle, à savoir le cas échéant : Toute prestation annexe à la location (petit-déjeuner, restauration, cocktail, location de matériels, etc.) fera obligatoirement l’objet d’un accord préalable. § Fournitures annexes (installations…) § prestations annexes (pauses, restauration, hébergement…..) § Divers (toute fourniture ou services non prévus en standard) § dates et horaires de la prestation. Toutes prestations et/ou fournitures non prévues au contrat seront facturées en sus au tarif en vigueur.
3.3. Le Dépôt de garantie est versé sous forme de retenue bancaire par empreinte de carte bleue, ou un chèque de caution pour l’utilisation des espaces sera demandé à l’arrivée. Il sera restitué après état des lieux au départ du client qui pourra être débitée à réception. Le dépôt de garantie est restitué au Client dans les trente (30) jours suivant la restitution de la Salle, déduction faite de tous frais de remise en état des lieux, y compris de toutes indemnités pour frais de ménage supplémentaires ou dommages, telles que prévues plus haut, et sous réserve du complet encaissement du prix de la location. En cas de dommage ou de manque au matériel confié au Client, le dépôt de garantie est réduit de la valeur de remplacement ou de réparation correspondante. En cas d’insuffisance du montant du dépôt de garantie, le différentiel devra être réglé sous 15 jours par le client. Le client est invité dans tous les cas à effectuer une déclaration à son assurance dans les délais en vigueur.
3.4. Les Paiements : Nos factures sont payables par chèque, espèces (1000€ maximum), cartes bancaire ou virement, comme suit :
- un acompte de 30% à la commande.
- le solde 1 mois avant la manifestation pour les particuliers et les associations, et à réception de facture comptant pour les professionnels, sauf conditions particulières mentionnées au contrat. Les règlements par chèques ne seront plus acceptés 15 jours avant la manifestation.
En cas de désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer la partie non contestée et à indiquer par écrit à Villa Maya Provence le motif de sa contestation.
Toute somme non payée à l’échéance entraînera l’application d’intérêt de retard d’un montant égal à 1 fois et demi le taux d’intérêt légal et l’exigibilité immédiate de toutes les factures non encore échues.
Villa Maya Provence pourra également, sans préjudice de toute autre voie d’action, résilier la réservation en cours après une mise en demeure restée infructueuse. Toute facture recouvrée par le service contentieux sera majorée d’une indemnité fixée forfaitairement à 15% des sommes dues. Villa Maya Provence se réserve le droit de modifier unilatéralement les conditions de règlement convenues, en cas d’événement tel que l’ouverture d’une procédure collective, ou tout autre événement de nature à remettre en cause la solvabilité du Loueur.
4. SECURITE ET RESPONSABILITE
Villa Maya Provence respecte les mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité et l’évacuation des personnes et certifie être en conformité avec l’ensemble des obligations liées à son activité.
En tant qu’organisateur, le Client est également tenu responsable de la sécurité des personnes participant à son événement. Il lui appartient de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour respecter et faire respecter les règles en vigueur, et limiter les risques. Les prestataires missionnés par le Client seront également soumis aux règles de sécurité imposées par le Villa Maya Provence: sécurité des biens et personnes, hygiène, heure de fermeture, capacité légale d’accueil, règles de surveillance.
4.1 Évacuation
L’aménagement des espaces doit être organisé de manière à ce qu’il permette l’évacuation ou la mise à l’abri rapide et sûre des personnes. Le Client s’engage à laisser libres d’accès toutes les issues de secours durant son installation et son événement.
4. 2 Conditions particulières
Le locataire s’engage à utiliser les locaux et équipements et à se conformer aux prescriptions des services intérieurs de la Villa Maya Provence :
En particulier, en raison des impératifs de sécurité et Conformément au décret n° 92-478 du 29 mai 1992 et la loi du 1er janvier 2008, il est strictement interdit de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif (salles intérieures....), interdiction que le bénéficiaire sera tenu de notifier à tous les participants.
Les repas ne peuvent être préparés dans les locaux loués. Pour des raisons de sécurité, il est interdit d’y apporter des appareils de cuisson. La salle mise à la disposition devra être restituée dans un parfait état d’utilisation et de propreté. Dans l’hypothèse contraire, Villa Maya se réserve le droit de facturer des prestations additionnelles de remise en état.
4. 3 Vidéosurveillance
Les espaces intérieurs et extérieurs bénéficient d’une vidéosurveillance permanente. Toutefois, Villa Maya Provence ne pourrait être tenu responsable de tout incident, vol ou dégradation, pouvant intervenir sur le domaine. En cas de vol, Villa Maya Provence et le Client s’engagent à collaborer avec diligence entre eux et avec les autorités de police afin de mener toutes les démarches nécessaires.
4.4 Piscine
Le domaine dispose d’une Piscine non surveillée. Le Client s’engage à respecter et faire respecter les consignes indiquées sur les affichages extérieurs et est tenu seul responsable de la surveillance des personnes accueillies sur son événement. L’accès à la Piscine est uniquement autorisé aux clients ayant réservé l’espace piscine. La baignade y est autorisée sous condition que la surveillance soit assurée par le Client lui-même, qui en prend la responsabilité. Villa Maya Provence décline toute responsabilité en cas d’accident et ne saurait être tenu pour responsable.
En cas de location du Jardin d’Hiver, de l’espace piscine, du parc, l’accès à la piscine est entièrement sous la responsabilité du locataire.
5. RESPONSABILITE & ASSURANCES
5.1. Responsabilité civile : Le Client est tenu pour seul responsable des espaces intérieurs et extérieurs loués, et de toute activité s'y déroulant pendant la durée de la Location. Il s’engage à détenir une assurance Responsabilité Civile et répond personnellement de tout dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités), détérioration, perte ou vol survenant dans ces espaces pendant la Location, ainsi que des actes de toute personne présente dans ces espaces ou à proximité pendant la location.
5.2. Les dégradations, les casses et les disparitions du matériel fourni par Villa Maya Provence ne pouvant être couvertes par les assurances, sont à la charge du Client. Elles seront facturées à leur valeur de remplacement. Villa Maya Provence décline toute responsabilité en cas de dommage, perte ou vol de matériel ou de tout autre bien apporté par le Client ou aux personnes pendant la location. Villa Maya Provence assurances professionnelles des prestataires avec qui il aura souscrit au minimum 7 jours avant sa manifestation. Le Client devra s’assurer que ses prestataires soient immatriculés et en conformité avec la législation sur le travail. Le client s’engage à transmettre à Villa Maya Provence la liste des prestataires et le détail de leurs prestations.
Tous les prestataires organisant des animations sur le domaine ont l’obligation de transmettre au Villa Maya Provence le détail de leurs installations avant l’événement et de prendre à leur charge toutes les mesures nécessaires au respect des lieux, à sa propreté, et à la sécurité des personnes.
Pour être autorisés à intervenir sur le domaine, les traiteurs sont dans l’obligation de signer une convention transmise par Villa Maya Provence les engageant à respecter les consignes d’utilisation des cuisines et la propreté des lieux. Pour toute manifestation professionnelle, le traiteur sera soumis à une redevance de 9% sur le montant du chiffre d’affaires hors taxes des prestations restauration du Client. Cette redevance est liée à la mise à disposition du matériel de l’espace de remise en température, le nettoyage de fin des offices, les énergies diverses (eau, électricité…), le service des épurations, la maintenance générale, les amortissements du matériel et la collecte et le traitement des déchets.
Les Foodtrucks sont autorisés sur le domaine et leur installation doit être validée au préalable par la direction du Villa Maya Provence. Ils sont redevables d’un forfait intégrant leur participation aux différents frais d’exploitation (électricité, eau, collecte et traitement des déchets…).
5.3. Assurances : Le Client garantit être assuré à raison des conséquences dommageables de ses actes et de l’organisation de toute manifestation, et de tous risques de vol, incendie ou dégât des eaux, que ce soit au titre de son assurance professionnelle, ou « Multirisques Habitation », ou de toute assurance qu’il devra prendre spécifiquement pour la location de salle(s). Le Client devra demander auprès de son assureur une extension de garantie multirisque concernant « un événement exceptionnel en un lieu locatif »
Le Client devra fournir une attestation de cette assurance 1 mois avant l’événement. A défaut, Villa Maya Provence se réserve le droit d’annuler la location objet de ce contrat. Le Client et ses assurances renoncent à recourir à l’encontre de Villa Maya Provence pour tout sinistre pouvant survenir lors de la mise à disposition des locaux de réceptions
5.4. Clause Particulière : Si le Client est une agence de communication ou d’événements, celui-ci devra remettra à Villa Maya Provence au minimum 7 jours avant l’événement, le nom et les coordonnées du donneur d’ordre. A défaut, Villa Maya Provence se réserve le droit de refuser la réalisation de la manifestation pour faute du client.
6. LITIGES, RECLAMATIONS ET RESILIATION
6.1. Non-Respect des conditions : Le non-respect par le Client de toute obligation au titre du présent contrat, notamment de l’une des conditions d’utilisation de la ou des salles louées, constitue une cause de résiliation immédiate du contrat, aux frais du Client. Dans un tel cas, Villa Maya Provence peut conserver toutes sommes déjà versées par le Client ainsi que, le cas échéant, le dépôt de garantie. De même, Villa Maya Provence se réserve le droit absolu de résilier sans préavis ni indemnité tout contrat dont l’objet ou la cause s’avérerait incompatibles avec la destination des lieux (ordre moral ou public), ou pouvant nuire à la bonne moralité et à l’image de sa société.
6.2. Cas de Force majeure : Villa Maya Provence est exonéré de toute responsabilité dans l’exécution partielle ou totale du contrat résultant d’un cas fortuit, du fait d’un tiers ou d’un fait de force majeure, tels que par exemple : intempéries, catastrophes naturelles, incendies, dégâts des eaux, autres sinistres ou interdiction, attentats...
6.3. Réclamation : Toute réclamation ou contestation du Client doit être communiquée à Villa Maya Provence dans les 48 heures suivant la fin de la location, par mail ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
Passé ce délai, elles seront considérées comme non recevables.
6.4. Litiges et Juridiction :
Toute difficulté relative à l’exécution des prestations devra faire l’objet d’une concertation préalable entre le Client et Villa Maya Provence. En cas de litige de toute nature ou de contestation relative à la formation ou à l’exécution de la commande, et à défaut de solution amiable entre les parties, la juridiction compétente sera celle du lieu de situation des locaux loués. Cette clause s’applique même en cas de référé, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs et quels que soient le mode et les modalités de paiements.